Gemini minns instruktioner i fler Workspace-appar – prova vad som följer med
Google utökar sparade instruktioner till fler Workspace-appar. För svenska arbetsplatser börjar kontrollen med om funktionen verkligen finns i kontot: lanseringen och hjälpsidan ger olika besked. Med ett syntetiskt formatprov kan ni sedan undersöka vad som följer mellan två appar och vad som händer efter avstängning eller radering.
Vad Google annonserade den 2 september
Google annonserade den 2 september 2026 att sparade Gemini-instruktioner utökas till Ask Gemini i Drive och Chat samt sidopanelen i Gmail, Sheets och Slides. Syftet är personliga svarspreferenser mellan dessa ytor. Utrullningen anges börja samma dag och ta upp till 15 dagar. Bloggen anger tillgänglighet för Workspace-kunder med åtkomst till de berörda Gemini-ytorna.
För arbetsplatsen väcker detta en konkret fråga: följer en medarbetares tillfälliga skrivpreferens med till nästa arbetsuppgift? Provet nedan undersöker en ofarlig formatmarkör. Det är vårt förslag till arbetsmetod, inte ett genomfört produkttest eller ett krav från Google. Vi har inte verifierat funktionen i ett eget konto.
Kontrollera konto, språk och synligt stöd
Googles hjälpsida anger samtidigt USA och engelska samt Gemini Beta för arbets- och skolkonton. Appförteckningen skiljer sig också från bloggen. Källorna är alltså inte samstämmiga. Artikeln lovar därför inte tillgänglighet i Sverige eller på svenska. Hjälpen skiljer dessutom Workspace-instruktioner från instruktioner i Gemini Apps; de synkas inte.
Anteckna testdatum, kontotyp, kontospråk, region, Workspace-utgåva och vilka två appar ni faktiskt kan öppna med funktionen. Spara en bild av den synliga inställningen utan personuppgifter. Om stödet saknas blir resultatet inte testbart för detta konto. Be er administratör utreda förutsättningarna innan ni fortsätter. Ändra inte region eller språk enbart för att kunna rapportera ett lyckat prov.
Välj helst ett separat testkonto. Om ni använder ett befintligt konto, inventera dess nuvarande instruktioner först. Andra formatpreferenser kan annars påverka resultatet. Den bredare produktbedömningen finns i Gemini för organisationer; detta prov gäller bara personlig återanvändning av instruktioner.
Börja utan den sparade markören
Välj exempelvis Gmail som app A och Slides som app B, men bara om båda visar stöd. Kör följande uppgift i en ny konversation i vardera appen innan ni sparar någon testinstruktion. Använd exakt samma text genom hela provet.
Summarize this fictional update: The training room opens on Monday. The practice session starts on Tuesday. The team reviews the exercise on Friday.
Engelskan här är ett praktiskt testval utifrån hjälpsidans språkbegränsning, inte ett sätt att bevisa stöd för svenska. Materialet är helt påhittat och kräver inga mejl, kunddokument eller personaluppgifter. Registrera om svaret börjar med markören FORMATTEST: och hur många punkter det innehåller. Förprovet hjälper er att skilja ett vanligt listsvar från påverkan av den senare instruktionen.
Lägg in en ofarlig formatinstruktion
Hjälpsidan beskriver att instruktioner kan sparas från samtal och hanteras i personaliseringsinställningar. I Docs, Gmail och Slides anges vägen Menu → Settings → Personalization; Chat har delvis andra steg. Följ hjälpens instruktioner för den synliga ytan. Spara endast följande testpreferens:
Remember this formatting preference for future summaries: start with FORMATTEST: and then use exactly three bullet points.
Kontrollera i listan att instruktionen faktiskt sparades. Ett svar som säger ”jag kommer ihåg” räcker inte som dokumentation. Öppna sedan nya konversationer i app A och app B och kör samma sammanfattningsuppgift som i förprovet, utan att klistra in formatinstruktionen igen. Upprepa två gånger per app.
Poängsätt bara det ni beställde: en poäng om svaret börjar med FORMATTEST: och en poäng om det därefter innehåller exakt tre punkter. Spara även själva svaret. Två poäng visar att formatet följdes i just körningen; det bevisar inte att innehållet är korrekt eller att andra instruktioner kommer att följas.
Hjälpen beskriver också en kontroll under Sources → Personalization settings. Om den visas, notera om testinstruktionen finns där. Saknas indikeringen, dokumentera det separat från formatpoängen. Ett snyggt svar och en visad instruktion är två olika observationer.
Skilj avstängning från radering
Enligt hjälpsidan om avstängning och radering ligger sparade instruktioner kvar när användningen stängs av. De ska då inte användas. Radering beskrivs som permanent och kan inte ångras i funktionen.
Stäng först av instruktionerna och kontrollera att testpreferensen fortfarande finns i listan. Kör sammanfattningsuppgiften två gånger i nya konversationer i båda apparna. Slå sedan på instruktionerna igen, radera just testpreferensen och kontrollera listan på nytt. Upprepa samma fyra körningar. Radera inte andra instruktioner för att förenkla provet.
Efter avstängning eller radering är frågan främst om den ovanliga markören återkommer. Tre punkter kan uppstå även utan sparad preferens. Om markören ändå visas, spara underlaget och kontrollera tidigare kontext, andra instruktioner och inställningens läge innan ni drar slutsatser. Att markören försvinner bevisar inte i sig varför den försvann.
Protokollet ska skilja på inställning av, post borttagen ur listan och observerat svar. En raderad post i gränssnittet är inget bevis om all datalagring. Detta enkla prov kan inte granska leverantörens bakomliggande lagring eller säkerhetskopior.
Spara ett underlag som kollegan kan upprepa
Använd en rad per körning med följande fält: datum, kontoalias, app, konversationsstart, instruktionens läge, listkontroll, markör ja/nej, antal punkter, källindikering och länk till sparat testsvar. Två förprov samt fyra körningar i vart och ett av lägena på, av och raderad ger 14 dokumenterade svar. Antalet är vårt metodval för en liten kontroll, inte statistisk säkerhet.
Skriv en separat avvikelse om app B saknar stöd. Ersätt den inte med ännu en körning i app A och kalla det ett prov mellan appar. Slutsatsen kan då vara att instruktionen sparades i en app men att återanvändning ännu inte kunde undersökas.
Bestäm vad personliga instruktioner får användas till
Vårt förslag är att börja med individuella formatpreferenser: kortare stycken eller ett bestämt sätt att skriva sammanfattningar. Gemensamma regler för faktagranskning, kundlöften eller godkännande behöver en namngiven ägare och en dokumenterad rutin. Gör inte ett enskilt kontos sparade instruktion till verksamhetens enda sätt att förmedla sådana regler.
Informera pilotgruppen med ett konkret exempel: ”En sparad preferens kan påverka nästa sammanfattning i en annan Workspace-app. Kontrollera listan när svaren får oväntad form.” Låt en ansvarig kollega gå igenom provets avvikelser och besluta om fortsatt test, mer användarstöd eller paus. Använd ett gemensamt promptbibliotek för förvaltade mallar och mallen för AI-policy på en sida för att dokumentera ansvar.
Källor och kontroll
- Google Workspace Updates: Custom instructions for Gemini in Workspace now available in more apps – annonsering, appytor och utrullning.
- Google Workspace Learning Center: Customize Gemini in Workspace’s responses with your instructions – angivna begränsningar, inställningar och radering.