AI-POLICY FÖR EKONOMIFUNKTIONEN
Vem står bakom innehållet?
Den här guiden ingår i AI på svenska och är redaktionellt framtagen för yrkesverksamma. Sidan är ett praktiskt arbetsstöd — inte juridisk, redovisnings- eller revisionsrådgivning. Låt ekonomichef, dataskyddsombud och vid behov revisor granska policyn innan den antas.
Ekonomifunktionen behöver en egen AI-policy
Ekonomiavdelningen hanterar information som är både känslig och hårt reglerad — bokslut innan publicering, lönedata, leverantörsavtal, kundreskontra och prognoser som kan vara kurspåverkande. En AI-policy för ekonomi behöver hantera:
- Finansiell sekretess: ej publicerade siffror, insiderinformation och affärshemligheter får aldrig matas in i öppna verktyg
- Personuppgifter: löne- och anställningsdata omfattas av GDPR
- Spårbarhet: bokföringslagens krav på verifikationer och åtkomlighet påverkas inte av att AI använts som stöd
- Granskningsansvar: AI-genererade analyser och utkast ska alltid kontrolleras mot källdata av en människa
Vem ansvarar för vad
Ekonomimedarbetare och controllers:
- Kontrollerar att verktyg och användningsfall är godkända för underlagets dataklass; pseudonymisering eller ändrade belopp är inte automatiskt anonymisering
- Granskar AI-genererade beräkningar, analyser och texter mot originaldata innan de används
- Fattar inga finansiella beslut enbart på AI-assisterat material
- Dokumenterar när AI-stöd använts i material som ingår i rapportering
Ekonomichef/CFO:
- Följer organisationens mandat och beslutsväg för verktyg och dataklasser
- Säkerställer att avtal, intern kontroll och ansvar är bedömda av rätt funktioner före användning
- Säkerställer att intern kontroll och attestordning gäller även AI-stödda processer
IT, informationssäkerhet, dataskydd och revisor:
- IT och informationssäkerhet bedömer konfiguration, åtkomst, dataflöden och tekniska risker
- Personuppgiftsansvarig fattar dataskyddsbeslut; dataskyddsombudet ger oberoende råd och övervakar efterlevnaden
- Ekonomifunktion och revisor bedömer hur användningen påverkar intern kontroll och revisionsspår
Mall att ta med till ledningen
AI-POLICY FÖR EKONOMIFUNKTIONEN — [ORGANISATIONENS NAMN]
Antagen: [DATUM] | Nästa riskbaserade omprövning: [DATUM]
SYFTE
AI ska användas för att effektivisera analys, rapportering och
dokumentation inom ekonomi — aldrig för att ersätta professionell
bedömning, hantera känslig finansiell information osäkert eller
kringgå intern kontroll och attestordning.
GODKÄNDA VERKTYG
- [VERKTYG 1] — godkänt för [t.ex. textutkast och allmänna förklaringar utan företagsdata]
- [VERKTYG 2] — godkänt för [t.ex. analys av anonymiserade eller publika siffror]
Konsumentversioner utan biträdesavtal: ej godkända för person- eller affärsdata.
DATA SOM ALDRIG FÅR MATAS IN I ICKE-GODKÄNDA VERKTYG
- Ej publicerade bokslut, prognoser och kurspåverkande information (insiderinformation)
- Löne-, anställnings- och andra personuppgifter
- Leverantörs- och kundavtal, priser och villkor som är affärshemligheter
- Underlag som omfattas av tystnadsplikt eller sekretess
SPÅRBARHET OCH INTERN KONTROLL
AI ändrar inte bokföringslagens (1999:1078) krav på verifikationer,
ordning och åtkomlighet. AI-genererat material som blir en del av
räkenskapsinformation ska kunna härledas och granskas. Attest- och
fyraögonprinciper gäller oförändrat.
GRANSKNING INNAN ANVÄNDNING
Allt AI-genererat material kontrolleras för:
- Räknefel och felaktiga antaganden (stäm av mot källdata)
- Känsliga uppgifter som oavsiktligt följt med
- Att slutsatser inte presenteras som säkrare än underlaget tillåter
ANSVAR
Organisationens ansvar och den beslutade ansvarsfördelningen ligger fast.
Ange vem som granskar, godkänner och äger varje rapporteringssteg.
INCIDENTER
Vid oavsiktlig exponering av finansiell eller personlig information:
stoppa flödet och rapportera omedelbart enligt organisationens incidentprocess.
Den personuppgiftsansvarige bedömer om en personuppgiftsincident ska anmälas
till IMY; när anmälan krävs ska den om möjligt göras inom 72 timmar från vetskap.
ANSVARIG FÖR POLICYN
[NAMN OCH ROLL] — revideras senast [DATUM]
Att införa policyn i praktiken
- Kartlägg nuläget. Vilka AI-verktyg används redan i ekonomiteamet, och hanteras känsliga siffror eller persondata i dem?
- Följ organisationens beslutsväg. Involvera IT, informationssäkerhet, dataskydd, ekonomifunktion och revisor enligt deras roller.
- Gör granskningssteget obligatoriskt. Bygg in avstämning mot källdata för alla AI-genererade analyser och rapporter.
- Var konkret om vad som är känsligt. Ge exempel — ej publicerat bokslut, lönelista, prisbilaga — inte bara abstrakta kategorier.
- Ompröva riskbaserat. Sätt ett datum och gör extra omprövning när verktyg, dataflöden, regler eller användningsfall ändras.
Relevant regelverk och vägledning
- Bokföringslagen (SFS 1999:1078) (öppnas i ny flik) — krav på verifikationer, ordning och bevarande av räkenskapsinformation.
- Dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679) (öppnas i ny flik) — behandling av löne- och anställningsuppgifter och annan persondata.
- Lag (2018:558) om företagshemligheter (öppnas i ny flik) — skydd för företagshemligheter, exempelvis viss information om priser, kalkyler och avtal.
- Marknadsmissbruksförordningen (MAR, förordning (EU) 596/2014) (öppnas i ny flik) — hantering av insiderinformation i noterade bolag.
- Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), vägledning om GDPR och AI (öppnas i ny flik) — tillsyn och vägledning om AI och GDPR.
- EU AI Act (förordning (EU) 2024/1689) (öppnas i ny flik) — transparenskrav och riskklassning som kan gälla AI-stöd i finansiella processer.
Nästa: Kvalitets- och riskchecklistan
Avsluta guiden med en praktisk kontroll av data, siffror, antaganden, godkännande och spårbarhet.