Utgå från promptarna när en handläggare gör en medborgartext begripligare utan att röja ärendeuppgifter, men byt alltid ut hakparenteser mot konkret mål, material som får användas och kontrollkrav. Be AI markera osäkerheter i stället för att fylla luckor.
ANPASSA EFTER LOKALA REGLER OCH DATASKYDD
RÖDA FLAGGOR
Viktiga gränser för AI-användning
Klistra aldrig in
Sekretessbelagda uppgifter (OSL)
Personuppgifter utan tydlig rättslig grund
Känsliga utredningsdetaljer
Skyddade adresser
Måste granskas manuellt
Tjänsteskrivelser och remissvar
Myndighetsbeslut
Laghänvisningar och praxis
AI utövar ingen myndighet
AVSÄNDARE OCH GRANSKNING
Vem står bakom innehållet?
Den här guiden ingår i AI på svenska och är redaktionellt framtagen för yrkesverksamma.
Innehållet skrivs och underhålls av redaktionen bakom sajten med praktisk erfarenhet av
digitalt arbete, AI-arbetsflöden och webbutveckling.
Sidan är ett praktiskt arbetsstöd och ska användas som stöd i vardagen — inte som ersättning
för professionell bedömning, lokala riktlinjer, juridiskt ansvar eller verksamhetsspecifika beslut.
Alla promptar är utgångspunkter. Byt ut det i hakparenteser.
Mata aldrig in sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter
eller uppgifter skyddade av OSL i icke-godkända AI-system.
Granskar alltid utdata — du ansvarar för innehållet.
KOPIERA → ANPASSA → GRANSKA → GODKÄNN
DATASÄKERHET
Så läser du trafikljuset i biblioteket
Varje prompt nedan har en nivå som signalerar vilken typ av data den är lämplig för. Nivån är vägledning - verksamhetens bedömning av sekretess, dataskydd och informationssäkerhet styr alltid.
Grön — redan offentlig eller icke-känslig text, generella mallar utan personspecifik kontext.
Gul — intern information utan personuppgifter eller sekretess. Använd bara godkända användningsfall.
Röd — verkliga uppgifter används först efter särskild juridisk, dataskydds- och säkerhetsbedömning.
VID OSÄKERHET — ANVÄND INTE VERKLIGA UPPGIFTER INNAN NI HAR BEDÖMT RISKEN
DOKUMENTATION
Tjänsteskrivelser och beslutsunderlag
Skriv en tjänsteskrivelse
Datasäkerhetsnivå:Gul — Intern information utan personuppgifter eller sekretess. Använd bara ett verktyg som organisationen har godkänt för ändamålet.
Hjälp mig skriva en tjänsteskrivelse med följande innehåll:
Ärende: [beskriv vad ärendet gäller]
Bakgrund: [relevant bakgrundsinformation — anonymiserat om det rör enskilda]
Beskrivning: [fakta om ärendet]
Bedömning: [min/vår bedömning av situationen]
Förslag till beslut: [vad jag/vi föreslår att nämnden/styrelsen beslutar]
Beslutsfattare: [vilken nämnd, styrelse eller tjänsteman fattar beslutet]
Relevanta lagrum eller policyer: [ange om du vet, annars lämna tomt]
Skriv en tjänsteskrivelse med korrekt struktur: bakgrund, beskrivning, bedömning och förslag till beslut.
Använd ett sakligt och tydligt språk. Inga onödiga passivkonstruktioner.
Sammanfatta en lång utredning
Datasäkerhetsnivå:Gul — Intern information utan personuppgifter eller sekretess. Använd bara ett verktyg som organisationen har godkänt för ändamålet.
Sammanfatta följande utredning/rapport för mig:
[klistra in text eller beskriv innehållet]
Jag behöver en sammanfattning som:
1. Lyfter fram de viktigaste slutsatserna och förslagen (max 5 punkter)
2. Identifierar vad som är relevant för [din organisation/förvaltning]
3. Markerar eventuella förslag som kan vara kontroversiella eller svåra att genomföra
4. Anger om det finns tydliga oenigheter eller alternativa ståndpunkter i texten
Håll sammanfattningen till max en sida.
KLARSPRÅK
Omformulera myndighetsspråk
Omformulera till klarspråk
Datasäkerhetsnivå:Grön — Redan offentlig eller icke-känslig text. Kontrollera ändå resultatet före användning.
Omformulera följande text till klarspråk enligt Språkrådets riktlinjer:
[klistra in texten]
Målgrupp: [allmänhet / specifik målgrupp, t.ex. pensionärer, föräldrar med barn i skolan]
Riktlinjer:
- Aktiv form istället för passiv ("vi beslutar" inte "beslutas")
- Kortare meningar — max 20 ord per mening i genomsnitt
- Vanliga ord istället för facktermer (förklara om de måste vara med)
- Ta bort onödiga nominaliseringar ("genomföra en utredning" → "utreda")
- Behåll alla juridiskt nödvändiga uppgifter
Behåll det faktiska innehållet — ändra bara hur det är formulerat.
Lättläst version
Datasäkerhetsnivå:Grön — Redan offentlig eller icke-känslig text. Kontrollera ändå resultatet före användning.
Skriv en lättläst version av följande text.
Originaltext: [klistra in texten]
Riktlinjer för lättläst:
- Korta meningar (max 10-12 ord)
- Vanliga, konkreta ord
- En tanke per mening
- Undvik förkortningar
- Förklara ord som måste vara med
- Undvik bildspråk och metaforer
Syftet med texten: [vad läsaren ska förstå eller göra]
REMISS
Remissvar och yttranden
Strukturera ett remissvar
Datasäkerhetsnivå:Gul — Intern information utan personuppgifter eller sekretess. Använd bara ett verktyg som organisationen har godkänt för ändamålet.
Jag ska skriva ett remissvar på [namn på utredning/förslag].
Vår organisations ståndpunkter:
- Vi tillstyrker: [lista de förslag vi stödjer och varför]
- Vi avstyrker: [lista de förslag vi är emot och varför]
- Vi har synpunkter på: [specifika delar vi vill kommentera]
Vår organisations namn och roll: [namn och verksamhetsområde]
Strukturera ett remissvar med:
1. Inledning: vem vi är och vår övergripande ståndpunkt
2. Synpunkter per avsnitt (numrerat enligt utredningens struktur om möjligt)
3. Avslutning: sammanfattning av vår position
Tonen ska vara saklig och konstruktiv. Vi kan ha invändningar utan att vara konfrontativa.
MEDBORGARKOMMUNIKATION
Kommunikation med allmänheten
Svar på fråga från medborgare
Datasäkerhetsnivå:Röd — Uppgifter med hög risk. Använd inte prompten med verkligt underlag innan juridik, dataskydd och informationssäkerhet har godkänt hanteringen.
Jag behöver skriva ett svar på en fråga från en medborgare.
Frågan/ärendet: [beskriv vad medborgaren frågat om — utan identifierande uppgifter]
Svaret: [beskriv det faktiska svaret i punktform]
Eventuella hänvisningar: [andra instanser, webbsidor eller dokument att hänvisa till]
Ton: [neutral och informativ / empatisk om det är ett känsligt ärende]
Skriv ett svar som:
- Börjar med att bekräfta att vi tagit emot frågan
- Svarar tydligt och direkt på frågan
- Förklarar om ärendet kräver vidare process
- Avslutar med kontaktinformation om medborgaren har följdfrågor
Undvik byråkratiskt språk. Använd "du" och "vi".
Pressmeddelande
Datasäkerhetsnivå:Grön — Redan offentlig eller icke-känslig text. Kontrollera ändå resultatet före användning.
Skriv ett pressmeddelande med följande information:
Organisation: [organisationens namn]
Nyhet: [vad som hänt, beslutats eller förändrats]
Bakgrund: [varför detta sker, kort]
Citat: [person och titel som ska citeras, formulera förslaget på citat]
Kontaktperson: [namn, titel, telefon/e-post]
Datum: [publiceringsdatum]
Formatet:
- Rubrik: kort och nyhetsorienterad (max 10 ord)
- Ingress: vad/vem/var/när/varför på 2-3 meningar
- Brödtext: 2-3 stycken med mer detaljer
- Citat: ett stycke med citattecken och tillskrivning
- Fakta om organisationen: 2-3 meningar om vad vi är och gör
- Kontaktinformation
Hur anpassar jag en prompt för offentlig verksamhet?
Utgå från redan offentlig eller särskilt godkänd information och ange tydligt att AI inte får lägga till fakta, villkor eller rättsliga slutsatser. Kontrollera alltid resultatet mot källan.
Vad ska jag aldrig lägga in i ett ej godkänt AI-verktyg?
Lägg inte in sekretessuppgifter, personuppgifter, säkerhetskänsliga uppgifter eller interna uppgifter som inte får spridas. Vid tvekan ska juridik, dataskydd och informationssäkerhet bedöma användningsfallet först.
Hur använder jag ett AI-utkast i kommunikation eller beslutsunderlag?
Behandla det som ett förslag. Verifiera sakuppgifter och rättsliga hänvisningar, granska klarspråk och dokumentera verktygets roll när det har betydelse för ett beslutsunderlag.
KÄLLOR OCH FÖRDJUPNING
Relevant regelverk och vägledning
Förvaltningslagen (SFS 2017:900) — krav på objektivitet, saklighet och likabehandling i myndighetsutövning.
Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) — offentlighetsprincipen och sekretess i offentlig verksamhet.