VÄLJ VERKTYG
Exempel för inköpare
Välj verktyg för situationen där en inköpare jämför leverantörssvar och markerar frågor som måste kontrolleras i avtalet. Utgå från dataklass, spårbarhet och hur lätt resultatet kan kontrolleras. Ett enklare verktyg med tydliga begränsningar är ofta bättre än en bred tjänst där ansvar och lagring är oklart.
Hur du läser översikten
Verktygens lämplighet beror alltid på er datapolicy, avtal och vilken typ av material ni hanterar. Statusarna nedan är villkorade utgångspunkter — inte godkännanden. Kontrollera intern policy och kontrollpunkterna längre ned innan ni låser in ett verktyg.
Sex frågor att ställa innan ett AI-verktyg upphandlas eller godkänns
Ett AI-verktyg är själv ett inköp. Samma disciplin som ni kräver av andra leverantörer gäller här:
- Dataplats: var lagras och behandlas er data — inom EU/EES eller i tredjeland? Vilken överföringsmekanism gäller i så fall?
- Underbiträden: vilka underleverantörer behandlar data, var finns listan och hur meddelas ändringar?
- Träningsvillkor: används era promptar och dokument för att träna leverantörens modeller? Är det avstängt som standard i er plan, eller kräver det aktiv inställning?
- Exit: hur får ni ut ert data vid avslut, i vilket format, och hur snabbt raderas det hos leverantören och underbiträdena?
- Loggar: finns administratörsloggar över vem som använt verktyget och vilken data som skickats in — och hur länge sparas de?
- Incidenthantering: hur snabbt meddelar leverantören er vid en incident, vad ingår i meddelandet och vem hos er tar emot det?
Microsoft Copilot (M365 Enterprise)
Status: möjligt alternativ i kontrollerad miljö — efter egen kontroll av avtal och konfiguration
Bra för: Avtalsgenomgång i Word, sammanfattning i Outlook, analys i Excel — inom er hyresgäst.
Att tänka på: Att verktyget ligger "inom er miljö" gör det inte automatiskt tillåtet för anbudsdata — behörigheter, delningsinställningar och er informationsklassning avgör.
Claude (Enterprise/Team)
Status: möjligt alternativ — kräver biträdesavtal och kontroll av lagring och träningsvillkor
Bra för: Granskning av långa avtal och underlagsmaterial där stor kontext krävs.
Att tänka på: Konsumentversionen är inte avsedd för konfidentiellt material, och även med företagsavtal ska anbud under absolut sekretess inte hanteras i externa verktyg.
ChatGPT Team/Enterprise
Status: möjligt alternativ — kräver biträdesavtal och kontroll av lagring och träningsvillkor
Bra för: Generera kravspecifikationer, utvärderingsmallar och frågelistor.
Att tänka på: Använd inte gratisversionen för konfidentiellt material, och kontrollera var data lagras och om den används för träning i just er plan.
Perplexity (Pro)
Status: möjligt alternativ för publik research — inte för internt material
Bra för: Marknadsinformation, leverantörsbakgrund och branschtrender med källor.
Att tänka på: Inte lämpligt för konfidentiell intern data, och angivna källor måste ändå öppnas och verifieras.
TendSign / e-Avrop
Status: systemberoende
Bra för: AI-funktioner inom systemet följer er upphandlingsmiljö.
Att tänka på: Kontrollera leverantörens AI-funktioner separat innan ni aktiverar.
Välj rätt verktyg på fem frågor
Följ flödet uppifrån och ned. Hamnar du på en STOPP-ruta är det inte rätt situation för det verktyget — backa till föregående steg och välj annan väg.
STEG 1 — Innehåller materialet leverantörshemligheter, anbudsutkast eller skyddsklassad upphandling?
Ja → fortsätt till STEG 2 (kräver biträdesavtal).
Nej → hoppa till STEG 4 (publik research duger).
STEG 2 — Finns personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) med leverantören?
Ja → fortsätt till STEG 3.
Nej → STOPP — använd inte verktyget för det här materialet. Gå tillbaka till intern Office-miljö eller upphandlingssystemets egna AI-funktioner.
STEG 3 — Är materialet långt (avtal > 30 sidor, anbudsbilagor, kravkataloger)?
Ja → välj Claude (Enterprise/Team) — bäst lång kontext.
Nej → välj Microsoft Copilot (M365) eller ChatGPT Team/Enterprise.
STEG 4 — Behöver du källhänvisade fakta (marknadsanalys, leverantörsbakgrund, branschtrender)?
Ja → välj Perplexity (Pro) för publik research med källor.
Nej → hoppa till STEG 5.
STEG 5 — Sker arbetet inom upphandlingssystemet (TendSign, e-Avrop)?
Ja → aktivera systemets egna AI-funktioner och granska leverantörens villkor först.
Nej → använd intern Office-miljö (Copilot) eller ChatGPT Team för utkast.
Primärkällor — priser och villkor ändras; verifiera alltid hos leverantören
- Anthropic — Claude (planer, funktioner och datahantering) (öppnas i ny flik)
- Anthropic — integritetspolicy (öppnas i ny flik)
- OpenAI — ChatGPT (planer och funktioner) (öppnas i ny flik)
- OpenAI — Enterprise Privacy (dataanvändning och träningspolicy) (öppnas i ny flik)
- Microsoft — Copilot för Microsoft 365 (planer och integrationer) (öppnas i ny flik)
Redaktionellt ansvar
Sidan är skriven av C. Leijon för AI på svenska. Ingen extern upphandlingsjurist har granskat innehållet — använd det tillsammans med professionellt omdöme, lokal policy och aktuell lagstiftning.
Nästa: Policy
Inför riktlinjer i teamet för godkända verktyg och dataklasser.