ETIK OCH JURIDIK
Exempel för administratörer
När en administratör sammanfattar mötesanteckningar och förbereder nästa steg inför ett internt beslut är huvudfrågan inte om AI kan skriva texten, utan vilka uppgifter, beslut och ansvar som får hanteras. Dokumentera dataklass, vem som granskar och vilket underlag som måste verifieras.
Börja alltid i frågan: får den här informationen lämna systemet?
Administrativt arbete rör ofta känslig information: personalärenden, kontaktuppgifter, interna planer, ekonomi, mötesunderlag eller uppgifter om individer. Innan du använder AI behöver du veta vilket verktyg du använder och vilka regler som gäller i din organisation.
Vanliga exempel på sådant du ska vara mycket försiktig med
- Personnummer, privata kontaktuppgifter och känsliga personuppgifter
- Pågående personalärenden eller andra uppgifter som kan skada individer
- Konfidentiella avtal, beslutsunderlag eller icke offentlig information
- Material som organisationen uttryckligen har förbjudit i externa tjänster
Det är du som står för kvaliteten
Även när AI hjälper dig att skriva eller strukturera information är det du som ansvarar för innehållet. Därför behöver du alltid kontrollera:
- att fakta stämmer
- att rätt saker betonas
- att inget känsligt har följt med
- att texten passar situationen och mottagaren
Arbeta med minsta möjliga informationsmängd
Om du behöver hjälp att formulera en text, använd en avidentifierad version eller beskriv situationen abstrakt. Ju mindre känsligt underlag du delar, desto tryggare blir användningen.
När du ska stanna upp och fråga innan du använder AI
- När ärendet rör personalfrågor, sjukfrånvaro, disciplin, lön eller andra individnära uppgifter.
- När texten bygger på interna bedömningar, pågående beslut eller material som ännu inte är offentligt.
- När du inte vet om verktyget är godkänt av organisationen eller vad som sparas i tjänsten.
- När AI-svaret riskerar att bli ett beslutsunderlag snarare än bara ett språkstöd.
Om något känns oklart: fråga chef, systemägare, informationssäkerhetsansvarig eller den som ansvarar för dataskydd innan du går vidare.
Allmänna handlingar, diarieföring och arkivlagen
Arbetar du som administratör inom stat, region eller kommun påverkar tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) direkt hur AI-stödda dokument ska hanteras.
- Allmänna handlingar. En handling som inkommer till eller upprättas av en myndighet kan bli en allmän handling (TF 2 kap.) — även om den är AI-genererad. Det innebär att vem som helst kan begära ut den om den inte är sekretessbelagd.
- Diarieföring. Allmänna handlingar av vikt ska registreras utan dröjsmål (OSL 5 kap. 1 §). AI-genererade dokument som expedieras, undertecknas eller på annat sätt "upprättas" i myndighetens namn ska diarieföras. Att ett utkast tagits fram med AI förändrar inte detta krav.
- Arkivlagen och gallring. Arkivlagen (1990:782) reglerar hur länge handlingar ska bevaras och när gallring (radering) får ske. Loggar från AI-verktyg som innehåller uppgifter om ärendehandläggning kan behöva bevaras. Kontrollera era bevaranderegler och ta stöd av arkivarie.
Primärkällor för regler som påverkar AI i administrativt arbete
- Tryckfrihetsförordningen (TF, 1949:105) — rätten att ta del av allmänna handlingar (öppnas i ny flik)
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) — vad som gäller för handlingar du hanterar (öppnas i ny flik)
- Arkivlag (1990:782) — gallring, bevarande och diarieföring av handlingar (öppnas i ny flik)
- Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) — GDPR och behandling av personuppgifter i administration (öppnas i ny flik)
- EU-kommissionen — AI Act (transparenskrav och klassificering av AI-system) (öppnas i ny flik)
NÄSTA STEG
Etik och juridik
Vilken information får jag mata in i AI som administratör?
Generella mejlutkast, mötesagendor och offentliga handlingar går bra. Löneuppgifter, personnummer, hälsodata och känsliga personalmejl ska aldrig matas in i konsumentversioner — bara i godkänd intern miljö med biträdesavtal.
Får jag använda AI för att svara på interna frågor i chefens ställe?
AI kan hjälpa dig förbereda svar och utkast, men avsändaren är fortfarande du eller chefen. Markera tydligt när svaret är maskingenererat och granska sakuppgifter innan du skickar.
Vem ansvarar om AI-utkastet innehåller fel uppgifter?
Ansvaret ligger på den som skickar texten vidare. AI är ett utkastverktyg — slutgiltig kontroll av fakta, datum och mottagare är alltid mänskligt arbete.